JPK_CIT i JPK_PIT: zamknięcie 2026 r. zaczyna się od jakości ksiąg

Czy system księgowy potrafi wyeksportować JPK? To ważne pytanie, ale przygotowanie firmy obejmuje również dane, sposób księgowania i podział odpowiedzialności. IV kwartał warto wykorzystać na sprawdzenie, czy zapisy z 2026 r. pozwolą przygotować spójne raportowanie i wyjaśnić wykazane w nim kwoty.

Dla podatników objętych etapem wdrożenia od 2026 r., których rok pokrywa się z kalendarzowym, dane dotyczą 2026 r., a ich przekazanie nastąpi w 2027 r. Późniejszy termin wysyłki nie usuwa potrzeby prawidłowego prowadzenia ksiąg i ewidencji już teraz.

Najpierw ustal, który etap dotyczy firmy

Kolejny etap obejmuje pozostałych podatników CIT i PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT za okresy miesięczne — za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r. Podmioty objęte wcześniejszym etapem kontynuują swoje obowiązki.

Pozostali podatnicy, w tym rozliczający VAT kwartalnie, wchodzą w następny etap za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2026 r. JPK_V7K należy do etapu 2027, mimo że jego część ewidencyjna jest przekazywana co miesiąc. Sam fakt comiesięcznego wysyłania danych VAT nie rozstrzyga więc o przyporządkowaniu do etapu 2026. MF: harmonogram, FAQ116.

Sprawdź status JPK_V7M/JPK_V7K na dzień otwarcia ksiąg oraz początek swojego roku. Przy roku innym niż kalendarzowy uwzględnij również datę jego zakończenia, od której zależy termin przekazania ksiąg w CIT.

Właściwe pliki i właściwy termin

JPK_CIT i JPK_PIT dotyczą danych prowadzonych dla podatków dochodowych. Zakres struktur zależy od rodzaju ewidencji:

• przy księgach rachunkowych podstawową strukturą jest JPK_KR_PD;
• dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewidziano JPK_PKPIR;
• dla ewidencji przychodów — JPK_EWP. Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych obsługują odpowiednio JPK_ST_KR albo JPK_ST. Zakres plików, w tym ewidencji środków trwałych, ustal z uwzględnieniem obowiązujących zwolnień. Uproszczenia dotyczące danych za 2025 r. nie dają automatycznie podobnego uprawnienia każdej firmie w jej pierwszym roku raportowania.

Dla objętych obowiązkiem rozliczeń za kalendarzowy 2026 r. istotne są dwie daty:

• 2 sierpnia 2027 r. — przekazanie ksiąg rachunkowych. W CIT ustawowy termin przypada na koniec siódmego miesiąca po zakończeniu roku, a w PIT na 31 lipca. W 2027 r. 31 lipca jest sobotą, stąd przesunięcie.
• 30 kwietnia 2027 r. — przekazanie PKPiR lub ewidencji przychodów, zgodnie z terminem złożenia rocznego zeznania. Wydłużenie terminu przesłania ksiąg rachunkowych nie przesuwa terminów zeznań ani zapłaty podatku. Przy ewidencji majątku sprawdź właściwy obowiązek i termin odrębnie. Nowelizacja: art. 1–3. Ordynacja: art. 12 §5.

Cztery obszary do uporządkowania w IV kwartale

1. Plan kont i znaczniki. Przy pełnej księgowości sprawdź przypisanie kont do właściwych oznaczeń. Sprawdź, czy prawidłowe przypisanie znaczników wymaga wyodrębnienia kont analitycznych. Przegląd nie oznacza konieczności budowania całego planu kont od początku. Dla podatników CIT stosujących MSR/MSSF zwolnienie znaczników S_12_1, S_12_2 i S_12_3 przedłużono do 1 stycznia 2028 r. Nie znosi to JPK_KR_PD ani wymaganego węzła RPD za lata rozpoczynające się po 31 grudnia 2025 r. Rozporządzenie: §1–2; MF: FAQ149.

Podział zobowiązań na długo- i krótkoterminowe jest praktycznym punktem przeglądu przed zamknięciem roku; jego podstawą jest ustawa o rachunkowości, a nie harmonogram JPK.

Przykład dla jednostki stosującej ustawę o rachunkowości: na dzień bilansowy pozostały kapitał kredytu wynosi 240 tys. zł, a 60 tys. zł przypada do spłaty w kolejnych 12 miesiącach. Przy tych założeniach rozróżniamy 60 tys. zł części krótkoterminowej i 180 tys. zł długoterminowej. Tego podziału nie przenosimy automatycznie na wszystkie zobowiązania: zobowiązania z tytułu dostaw i usług zalicza się w całości do krótkoterminowych. Ustawa o rachunkowości: art. 3 ust. 1 pkt 22.

2. Różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym. Ustal, skąd system pobiera dane o przychodach i kosztach oraz ich kwalifikacji podatkowej. Powinna istnieć możliwość przejścia od danych w pliku do zapisów i dokumentów. Techniczna opcjonalność pola S_12_3 nie oznacza dowolności pomijania wymaganych przepisami oznaczeń podatkowych PD. MF: techniczne pytanie 7.

3. Kontrahenci i dokumenty. Sprawdź kartoteki, identyfikatory oraz powiązanie dokumentów z zapisami. NIP ujmuj tam, gdzie został nadany i jest wymagany. Numer KSeF weryfikuj dla faktur wystawionych przez podatnika, w zakresie objętym obowiązkiem. Szczegółowe wymagania trzeba dopasować do właściwej struktury i roku. MF: FAQ149 — zakres danych od roku 2026.

4. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne. Uzgodnij ewidencję z księgami: wartości początkowe, daty przyjęcia, amortyzację, ulepszenia oraz zbycia lub likwidacje. Różnice między amortyzacją bilansową a podatkową powinny mieć wyjaśnienie. Sprawdź też, czy dane nie są rozproszone między programem, arkuszami i dokumentami u klienta.

Zrób próbny eksport, a potem sprawdź jego treść

Wybierz reprezentatywny zakres danych: zwykłą sprzedaż, zakupy, korektę, środek trwały i operację powodującą różnicę podatkową — zależnie od tego, co występuje w firmie. Wygeneruj plik i sprawdź poprawność techniczną.

Następnie uzgodnij kwoty i klasyfikacje z księgami, dokumentami oraz kalkulacją podatku. Poprawny XML nie potwierdza prawidłowości podatkowej zapisów. Przy badaniu sprawozdania warto także uzgodnić z biegłym rewidentem kwestie istotne dla prezentacji i spójności danych finansowych.

Zapisz wykryte problemy, osobę odpowiedzialną i termin poprawy. Po zmianach ponów eksport w zakresie, którego dotyczyły błędy. Zachowaj wersję pliku i informację o zastosowanej konfiguracji.

Ustal współpracę księgowości, dostawcy programu i doradcy

Księgowość odpowiada za rozpoznanie danych i uzgodnienie zapisów. Dostawca oprogramowania powinien wyjaśnić, jak program pobiera informacje, przypisuje oznaczenia, obsługuje aktualną strukturę i pozwala poprawiać błędy. Doradca podatkowy pomaga rozstrzygnąć wątpliwości dotyczące kwalifikacji podatkowej i zakresu obowiązku.

Właściciel lub dyrektor finansowy powinien zapewnić dostęp do dokumentów, czas pracowników i decyzje dotyczące konfiguracji. W biurze rachunkowym warto uzgodnić z klientem, kto uzupełnia brakujące dane i do kiedy je przekazuje.

Ustal również osobę podpisującą i wysyłającą pliki oraz zastępstwo. Jeżeli działa pełnomocnik, sprawdź aktualne UPL-1, które obejmuje także podpisywanie JPK_PD. Po wysyłce pobierz i zachowaj Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). MF: FAQ148; nowelizacja art. 1–3.

Zaplanuj koszt przygotowania i korzyści dla firmy

W budżecie uwzględnij konfigurację lub aktualizację programu, porządkowanie danych, szkolenie i czas na uzgodnienia. Najpierw sprawdź, czy wystarczy dostosować obecny system. Ewentualna migracja wymaga dodatkowo kontroli kompletności i zgodności przeniesionych zapisów.

Dobrze uporządkowane dane ułatwiają zamknięcie roku, analizę wyniku i późniejsze wyjaśnienia. Kosztem odkładania prac może być ręczne odtwarzanie informacji, ponowne poprawianie plików i większe obciążenie zespołu w okresie sprawozdawczym. Automatyzacja daje korzyść wtedy, gdy wiadomo, z jakich danych korzysta i kto sprawdza rezultat.

Zacznijmy od danych i organizacji zamknięcia roku. W RATIVA uzgodnimy potrzebne zestawienia, sposób przekazywania dokumentów i zakres współpracy przy przygotowaniu ksiąg oraz ewidencji. Skontaktuj się z nami i omówmy plan pracy.

Stan na 25.10.2026 r. Wskazane daty przekazania dotyczą objętych obowiązkiem danych za kalendarzowy 2026 r.

Porozmawiajmy o Twojej firmie.